Como fazer as coisas mais rapidamente e ter controle sobre sua vida

Num mundo em que estamos praticamente 24 horas conectados com todos, criar um tempo extra para fazer novas atividades é um grande desafio. Estamos superocupados, sempre imersos em um conjunto de tarefas simultâneas que nos deixam frenéticos, sempre alerta e que nos levam a uma vida sobrecarregada. A superocupação é prejudicial à saúde, relacionamentos, felicidade e à carreira. Mas como melhorar isso? Damos algumas dicas que te ajudarão a fazer menos coisas, ser mais rápido e a sentir maior controle sobre si mesmo.

1. Desligue-se

Sabia que estar sempre ligado via celular ou e-mail pode reduzir nosso coeficiente de inteligência tanto quanto perder uma noite de sono? A hiperconexão, a longo prazo, pode levar à depressão e problemas de cognição. A dica é: dê um descanso à sua mente e racionalize as vezes que checa sua caixa de e-mails ou mensagens do Whatsapp, lembrando de nunca dar uma espiada antes de dormir! O mundo sobreviverá sem a sua resposta por algumas horas e seu sono agradece.

2. Foque em uma tarefa por vez

Em geral, pessoas pulam de uma tarefa para outra a cada três minutos. Com isso, a mente precisa readaptar-se à nova atividade. Alternar entre uma tarefa e outra repetidas vezes, mesmo que o número de tarefas seja reduzido, aumenta em 40% o tempo total necessário para sua finalização. Portanto, foque em uma atividade e opte por só começar outra quando aquela estiver finalizada. Certamente a qualidade será melhor e o tempo gasto, menor.

3. Desligue as notificações

Entre os maiores culpados da descontinuidade de uma tarefas estão os e-mails e as mensagens instantâneas. Ouvir o barulho de uma notifcação do celular e não checar a informação é praticamente impossível. Com essa distração, perdemos foco e tempo. Então, desligue os alertas do seu celular por um tempo determinado até terminar aquelas tarefas com prazo apertado.

4. Otimize suas reuniões

Desde a década de 60, as reuniões vêm aumentando em duração e frequência. Algumas pesquisas demonstram que os gerentes com postos de trabalhos intermediários podem passar 50% do seu tempo envolvidos em reuniões. Mas como fazer para otimizá-las? Definir uma pauta com antecedência é bastante válido, seguido da validação com os envolvidos na reunião. Caso algum ponto seja irrelevante, corte-o da lista. Amarrar o tempo para cada pauta também é uma forma muito boa de aproveitar o tempo.

5. Calcule o tempo e multiplique-o por dois

Como saber se podemos assumir uma tarefa? Geralmente, pensamos no tempo necessário para completá-la, pensamos no que temos que fazer e aí decidimos. Ainda assim, normalmente falhamos. Para demonstrar esse fato, um estudo pediu que universitários estimassem o tempo necessário para finalizar suas teses. Também foi pedido que eles estimassem o tempo para seus colegas, mesmo sem conhecê-los. Grande parte dos participantes subestimaram o tempo necessários para finalizar seus próprios trabalhos, mas calcularam o tempo perfeito para os colegas.

Na psicologia, esse fato é conhecido como Falácio do Planejamento: exageramos o que podemos fazer, pensando que somos mais inteligentes e focados do que realmente somos, e ignoramos os fatores contextuais que poderiam surgir em nosso caminho.

6. Fique de olho no relógio

Você sabia que quando estamos mais atentos ao tempo, somos significatimente mais produtivos? Se você tem que fazer muita coisa em pouco tempo, a sugestão é simples: Ténica Pomodoro. Programe alarmes a cada 25 minutos e descanse outros cinco. Faça isso repetidas vezes até terminar sua tarefa e você vai perceber como o tempo parece elástico.

7. Ambiente-se previamente à tarefa

Temos o costume de protelar tarefas importantes, complexas ou que exijam criatividade. Mas podemos driblar isso nos ambientando com a tarefa a ser cumprida algum tempo antes de começá-la. Comece a trabalhar com o assunto uns 20 minutos antes de realmente inciar a tarefa, se possível faça um mapa mental com as ideias. Quando de fato a atividade for iniciada, as ideias fluirão mais facilmente.

8. Limpe sua mente

A dica vem do livro Getting Things Done, de David Allen: crie um depósito de lixo para sua mente. Temos um poder de processamento muito limitado e qualquer preocupação ou pensamento acabam diminuindo essa velocidade. Portanto, encontre uma maneira de tirar as coisa da sua cabeça, seja anotando num caderno ou no celular. Sempre tenha essas coisas próximas e revise-as regularmente, descartando o que não for mais importante.

9. Pare um minuto

Quantas vezes jogamos no lixo horas ou semanas de um trabalho porque não pensamos bem antes de começá-lo? Portanto, planeje suas tarefas, imagine-as, separe um momento e observe o processo, seu objetivo e resultados pretendidos antes de mergulhar de cabeça nele.

10. Tenha um bom descanso

Saber que precisamos de descanso não é nenhuma novidade. Mas um estudo feito por Marc Berman, professor da Universidade da Carolina do Sul, revelou que uma pequena pausa feita em uma área verde, entre plantas e árvores, elevam em cerca de 20% o desempenho mental. Ao fazer uma pausa, tenha a certeza que ela será útil: ela deve ser diferente do que você estiver fazendo.

As dicas acima foram, em parte, baseadas no livro Ocupado Demais para Ler Este Livro, de Tony Crabbe.

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